Au moment où vous lirez ces lignes, j’entrerai de plein pied dans une semaine de formation – certification Lead Auditor CQI / IRCA
Une session de formation vraiment intense qui doit se solder, Vendredi, par un des examens les plus redoutés de la profession d’auditeur qualité…
Et pour cause, car la moindre erreur sur le cas pratique peut être fatale ! ?
Les pré-requis professionnels pour accéder à ce genre de certifications sont élevés, mais également les exigences en terme de maîtrise du vocabulaire, des normes et des référentiels qualité, les fameuses normes ISO.
Hors de question de se reposer sur les lauriers de son expérience pour ce type d’examen, même si vous êtes tombé dans la marmite qualité quand vous étiez petit. 😉
Il faut se rafraîchir la mémoire et maîtriser la matière sur le bout des ongles.
Et notamment, entre autres, les principes essentiels et les 138 définitions de la norme ISO 9000:2015 qui définit le vocabulaire standard utilisé dans toutes les autres normes.
Ces termes essentiels à connaître, il faut bien sûr les connaître en français…
Mais aussi en anglais, si vous souhaitez pouvoir exercer votre métier d’auditeur externe à l’international (le grand avantage de la certification IRCA, contrairement à d’autres certifications exclusivement françaises, est qu’elle est reconnue partout dans le monde).
Alors je ne sais pas si vous avez déjà eu le plaisir de lire une norme ??
Mais le moins qu’on puisse dire c’est que, même quand son contenu est intéressant et pertinent (cf. ci-dessous un extract de la norme ISO 9000 qui me parle beaucoup), la présentation est plus qu’aride et un véritable tue-l’amour pour le cerveau!
La norme ISO 9000, c’est tout de même 55 pages de texte en noir et blanc, avec des millions de renvois à d’autres normes et de petits caractères, sans aucun schéma, à part dans les annexes où sont présentés quelques graphes (toujours en noir et blanc) avec des flèches pour relier entre eux les différents concepts.
En voyant ce genre de documents, aussi intéressant soit-il, la réaction de la personne moyenne et saine d’esprit est un immense : « Au secours ! ».
En faisant défiler les pages, la simple perspective de devoir lire le document une seule fois est déjà une douleur…
Mais imaginez ce que l’on ressent au plus profond de soi quand on sait que l’on doit faire rentrer durablement et de manière fiable tout ce contenu dans son cerveau…
Pour les personnes qui n’ont pas appris à apprendre et qui ne connaissent pas d’autre méthode que le simple « par coeur », ce qui a été mon cas pendant longtemps, ce type de pensée est juste insoutenable.
Car cela va signifier lire et relire sans cesse un pavé indigeste de 55 pages, répéter et rabâcher sans relâche les définitions, toujours dans le même ordre, jusqu’à ce que l’information finisse par « rentrer » dans notre cerveau.
Un véritable supplice.
Heureusement, il y a une autre voie que celle-ci pour intégrer toute ces informations de manière plus fun, plus rapide et plus efficace ! ✨
Une méthode en 2 étapes que j’ai suivie et que je vous propose ci-dessous :
Etape 1 : Se donner une vue d’ensemble / structurer l’information
Quand je m’attaque à un sujet, j’aime avoir une vision globale, une vue d’ensemble.
Cette vision d’ensemble n’existe pas dans la norme, et j’ai ressenti le besoin de la reconstituer sous la forme d’une Mind Map couleur, qui reprend l’ensemble des définitions de la norme groupées par catégories.
Pas besoin d’aller fouiller nerveusement dans les différents paragraphes du document à la recherche d’une définition. Je sais instantanément où trouver chaque définition en jetant un œil rapide à ma feuille A4.
Le côté « illustré » de la Mind Map m’a également permis de m’approprier très rapidement les différentes catégories couvertes par les définitions.
A chacun ses modes de représentation, mais en ce qui me concerne, ce résumé A4 m’a bien aidé.
Etape 2 : Mémoriser efficacement les définitions avec Anki
Une fois cette vision globale du contenu de la norme acquise, il n’en reste pas moins qu’il faut intégrer les 138 définitions qu’elle contient.
Pour cela, j’ai tout simplement créé 138 cartes mémoire sur Anki.
La structure de notes que j’ai employé pour créer ces cartes est la suivante :
- Term : le terme sur lequel Anki va m’interroger et dont je dois connaître la définition ;
- Definition : la définition du terme concerné (qui apparaîtra au dos de la carte) ;
- Extra Info : l’ensemble des notes et informations additionnelles éventuelles que je souhaite revoir en étudiant mes cartes (dos de la carte) ;
- Translated term : terme anglais correspondant (dos de la carte) ;
- Tags : dans le champs tags, j’ai indiqué la catégorie générale à laquelle appartient la définition ainsi qu’un tag indiquant qu’il s’agit de la version des cartes en français (audit_fr).
A l’avenir, je pourrai si je le souhaite (et si c’est vraiment utile surtout!), créer tout un ensemble de cartes définition en anglais, allemand ou n’importe quelle autre langue que je souhaite, et filtrer les informations exactes que je veux réviser avec Anki sur la base de ces tags.
Une fois les 138 cartes créées, il ne m’a plus resté qu’à me laisser guider par Anki pour effectuer mes révisions.
Chaque jour, Anki m’a interrogée sur un certain nombre de cartes.
Grâce à son algorithme, il m’a interrogée plus souvent sur les cartes qui me posaient le plus de difficulté à mémoriser, et moins souvent sur les cartes qui ne me posaient aucun problème. Mes révisions ont donc été efficaces.
Par ailleurs, il m’a interrogée sur les définitions dans un ordre aléatoire, pas dans l’ordre du document. Je n’ai donc pas ressenti l’effet de lassitude de revoir toujours la même matière dans le même ordre.
Voilà !
Cette méthode en deux étapes, vous pouvez l’utiliser dans de très nombreux domaines pour vous approprier plus facilement et durablement tout un ensemble de contenus d’abord aride.
Je ne sais pas qui a décidé un jour qu’un contenu sérieux et professionnel devait nécessairement être présentée de façon monochrome et austère, mais c’est malheureusement un fait : la grande majorité des contenus professionnels que j’ai dû étudier et m’approprier ont une présentation extrêmement sèche, absolument pas adaptée à l’apprentissage.
Je n’ai aucune idée de savoir si j’obtiendrai ou non ma certification en fin de semaine (*), car comme je le disais en introduction, c’est une des certifications les plus exigeantes de la profession, la moindre erreur y est fatale et il y a bien plus de choses à maîtriser que les seules 138 définitions de l’ISO.
Néanmoins j’aurai vécu la préparation de cette certification de manière beaucoup plus légère, efficace et sympathique que si j’avais dû lire et relire sans cesse les pavés de la norme pendant des semaines.
POINT BONUS : les notes graphiques que j’ai prises et les cartes Anki que j’ai créées me suivront toujours, et me permettront de me rafraîchir la mémoire rapidement chaque fois que j’en aurais besoin !
Ce sera votre cas à vous aussi chaque fois que vous utiliserez cette méthode.
Donc, à vos crayons ou votre logiciel de Mind Mapping et à vos cartes Anki !
Si vous voulez gagner du temps dans la prise en main de ce superbe outil, je vous donne RDV dans la formation Master Anki.
A tout de suite ! ✨
(*) La fin de l’histoire : Les résultats sont tombés, après une attente qui m’a parue sans fin, et… je l’ai eue !! Yeeeess ! ✨
